Для проведения оценки деятельности (организации) необходимо четко определить ее цели и задачи; понять, какие решения руководителям необходимо принять на основании результатов оценки; использовать систематический подход к сбору и анализу информации, следуя общепринятым стандартам.
Оценка помогает лучше представить, как функционирует организация; каковы ее сильные стороны и недостатки; функционирует ли она в соответствии с изначальным планом; приводит ли деятельность к достижению запланированных результатов; и, наконец, какие изменения необходимо внести в процесс функционирования организации, чтобы сделать ее более эффективной. Информация, полученная в ходе оценки, позволяет принимать взвешенные, обоснованные решения об организационном развитии.
Оценка может быть полезной на различных стадиях функционирования организации. На этапе планирования какой-либо деятельности полезно провести оценку потребностей своей целевой группы. Очень часто организации (как некоммерческие, так и коммерческие) полагаются в своих оценках о потребностях клиентов и о том, каким образом лучше предоставлять услуги на собственные инстинкты, нежели на серьезный анализ ситуации. Таким образом, их деятельность часто строится на догадках, которые не всегда являются правильными. На этапе функционирования организации проведение оценки позволяет выявить ее сильные и слабые стороны и внести необходимые изменения, чтобы сделать ее более эффективной.
Оценка также помогает удостовериться, что деятельность ведется в соответствии с изначальным планом и в соответствии с определенными ранее целями и задачами. Оценка на этом этапе может быть особенно полезной, поскольку зачастую проекты на стадии их выполнения, сталкиваясь с реалиями жизни, работают не совсем так, как было запланировано.
Наконец, оценка помогает определить степень эффективности выбранного направления деятельности, реализуемого в рамках проекта, оценить его  результаты и воздействие на целевую группу. В этих целях оценку можно проводить как по окончании реализации проектов, так и на их промежуточных стадиях, в особенности, если деятельность долгосрочная.
Поскольку оценка позволяет лучше определить уровень эффективности организации и выявить какие-то конкретные примеры, иллюстрирующие результаты деятельности организации, эту информация при умелом использовании помогает создавать положительный имидж и повышать репутацию организации.
Оценка предоставляет полезную сравнительную информацию о различных проектах или программах организации. В данном случае речь идет о более крупных организациях, которые осуществляют несколько проектов одновременно. Оценка призвана помочь определить, какие из направлений деятельности более эффективны, какие следует продолжать финансировать, какие потребности целевой аудитории являются наиболее насущными и т. д. Таким образом, оценка помогает ответить на вопрос, как наиболее эффективно использовать имеющиеся ресурсы.
Причины проведения оценки эффективности:
1. Отсутствие хороших информационных систем.
2. Имеющиеся информационные системы отвечают на вопрос "что происходит", но не отвечают на вопрос "почему".
3. Невозможность увидеть полную картину и определить, каким образом отдельные элементы соотносятся друг с другом.
4. Недостаток времени для детального анализа хода реализации проекта.
Проведение оценки всегда является весьма сложным и дорогостоящим мероприятием, требующим тщательной подготовки и достаточных ресурсов (управленческих, финансовых, человеческих и технологических). Поэтому планирование является важным этапом, который включает следующие шаги:
1. Определение цели оценки.
2. Определение уже имеющейся в организации информации и выявление информационных пробелов.
3. Разработка вопросов, ответы на которые предполагается получить в ходе оценки.
4. Определение возможных подходов к структуре (модели) оценки, сбору и анализу данных, новым источникам информации и т. п.
5. Принятие решения о том, будет ли это внутренняя или внешняя оценка; определение умений и навыков, которые необходимы отдельному эксперту или команде для проведения оценки.
6. Составление примерного графика и сметы работ.


informsky.ru