Рассматривая коммуникационные процессы и проблемы повышения их эффективности в системе управления персоналом, необходимо учитывать, что возможно сознательное искажение информации, что происходит, например, если какой-нибудь руководитель не согласен с сообщением. В этом случае он может модифицировать сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Подобные проблемы могут возникнуть при фильтрации в межуровневых коммуникациях. Искажение информации может наступить и вследствие информационных перегрузок.
Два фактора - уникальность каждого человека и способность выборочного восприятия - лежат в основе всех трудностей коммуникации, а усложняется процесс выбором средства коммуникации и внешними помехами.
Исследования показывают, что около 50 % всей передаваемой информации воспринимается неправильно. Это может возникнуть по следующим причинам: информация не достигла цели (не получена), информация была искажена отправителем или передающим и информация была неправильно воспринята.
Отправители сообщений могут увеличить искажение и препятствия к получению сообщения:
"    использованием языковых средств, которые получатель не может понять;
"    использованием языковых средств, провоцирующих эмоциональный ответ, который мешает передаче сообщений;
"    неуверенностью в том, что они хотят сказать;
"    тем, что плохо выражают свои мысли;
"    возможным несоответствием содержания сообщения и формой его передачи (интонацией, невербальными сигналами);
"    выбором неподходящего средства передачи информации;
"    чрезмерной длительностью сообщения или излишней информационной насыщенностью.
Получатель может создать препятствия в коммуникации в результате:
ў    фильтрации информации, которая ему не нравится, либо он не понимает ее или она его беспокоит;
ў    искажения сообщения по разным причинам: несимпатичен говорящий, различия в классовой принадлежности, образовании, предвзятость;
ў    усталости, мешающей воспринимать связь, когда невозможно усвоение информации.
Перечисленные выше трудности не исчерпывают всех причин возникновения коммуникативного барьера. Но такие барьеры в коммуникации можно преодолеть. Причем менеджерам необходимо знать и соблюдать ряд правил, которые способствуют гладкому протеканию процесса коммуникации.
Отправитель информации должен придерживаться следующих рекомендаций при передаче информации:
1.    цель. У участников коммуникации должны быть четкие цели. Чем больше они знают, о чем хотят сообщить, тем легче другим будет понять это;
2.    подготовка. Необходимо продумать и проанализировать информацию, которую отправитель собирается сообщить, это повысит вероятность взаимопонимания при коммуникации;
3.    оформление. Важно рассмотреть общее оформление процесса коммуникации: следует ли передавать сообщение в устной, письменной форме, публично или конфиденциально, за письменным столом или в неформальной обстановке;
4.    помощь и советы. Надлежит определится, с кем следует посоветоваться перед тем, как начать процесс коммуникации, узнать мнение других людей по этому вопросу;
5.    тон. При передаче сообщения важно правильно выбрать интонации, фразеологию, скорость, языковые средства;
6.    предвидение. Необходимо предвидеть реакцию получателей сообщения;
7.    обратная связь. Следует установить обратную связь, чтобы было ясно, прошел ли процесс коммуникации успешно, достигла ли информация цели;
8.    поведение. Поведение должно поддерживать коммуникацию;
9.    слушание. Способность выслушать является важной частью процесса коммуникации. Это дает возможность менеджеру делиться опытом с теми, с кем он общается, демонстрирует желание понять других людей;
10.    стиль. Стиль передачи сообщения должен соответствовать целям коммуникации;
11.    средства. Отправителю необходимо тщательно продумать средство передачи информации, взвесив достоинства и недостатки каждого из них. Некоторые средства могут при этом использоваться как вспомогательные, например, визуальные средства могут сопровождать устную коммуникацию.
Процесс общения является двусторонним, поэтому и отправитель, и получатель сообщения должны предпринять некоторые конструктивные шаги по совершенствованию процесса коммуникации:
1.    необходимо осознавать свои собственные предубеждения и предрассудки, которые могут вызвать помехи и постараться нейтрализовать их влияние на процесс коммуникации;
2.    уделять пристальное внимание сообщению;
3.    использовать невербальные сигналы, чтобы показать свое отношение к информации;
4.    реагировать на сообщение спокойно, избегая проявления эмоций;
5.    поддерживать обратную связь, чтобы уточнить значение сообщения и показать, что оно понято.















informsky.ru